ЛИЧНОЕ ДЕЛО

ЛИЧНОЕ ДЕЛО

 

А.Салыкбаева, HR-менеджер, преподаватель кадровых дисциплин

 

Одна из задач HR-менеджера – формирование личных дел сотрудников. Законодательством не предусмотрен перечень документов, входящих в личное дело, но может быть прописан в инструкции по кадровому делопроизводству предприятия. Какие документы должны храниться в личных делах работников, как оформляются личное дело работника, разъясняет эксперт журнала.

 

Сотрудники компании – ее главный ресурс, поэтому наличие полной и точной информационной базы о них может существенно улучшить работу кадровой службы. Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения. Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу, изменяется по мере его продвижения в компании и закрывается при прекращении трудовых отношений с работодателем.

 

Документы, необходимые при трудоустройстве

 

Документы, необходимые для заключения трудового договора , установлены статьей 32 Трудового кодекса:

1)    удостоверение личности или паспорт (свидетельство о рождении для лиц, не достигших 16-летнего возраста).

Оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное местными исполнительными органами;

2)    вид на жительства или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории РК) либо удостоверение беженца;

3)    документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;

4)    документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);

5)    документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами РК).

Для заключения трудового договора с сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления , физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних лицо предоставляет справку о наличии либо отсутствии сведений о совершении уголовного правонарушения: убийства, умышленного причинения вреда здоровью, против здоровья населения и нравственности, половой неприкосновенности, экстремистских или террористических преступлений, торговли людьми.

При поступлении на гражданскую службу, на работу в государственные предприятия на праве хозяйственного ведения, национальные управляющие холдинги, в национальные институты развития, национальные холдинги и национальные компании, а так же их дочерние организации на должность, связанную с исполнением управленческих функций, лицо предоставляет справку о наличии либо отсутствий о совершении коррупционного преступления.

Для заключения трудового договора о работе по совместительству с другим работодателем работник предоставляет справку о характере и условиях труда по основному месту работы (место работы, должность, условия труда).

Перечень документов, необходимых для заключения трудового договора при привлечении иностранных работников государственного органа, определяется в соответствии с порядком привлечения иностранных работников, утвержденным Правительством РК.

Работодатель не в праве требовать документы, непредусмотренные пунктом 1 статьи 32 Трудового кодекса, за исключением случаев, предусмотренных законами и иными нормативными правовыми актами РК.

В случае согласия работника на хранение подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством РК процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.

Удостоверение личности предъявляют при заключении трудового договора, но в личном деле хранится только его копия.

 

Формирование личного дела

 

Личное дело работника должно состоять из следующих документов:

-внутренняя опись документов дела;

- (при необходимости) копия Личной карточки (форма Т-2) (оригиналы личных карточек на военнообязанных и призывников хранятся в алфавитном порядке в отдельной картотеке согласно Правилом воинского учета военнообязанных и призывников, утвержденным приказом министра обороны РК от 24 января 2017 года №28);

- заявление о приеме на работу, переводе, расторжении трудового договора;

- копия удостоверения личности или паспорта (свидетельства о рождении для лиц, не достигших 16-летнего возраста)

- копии документов об образовании и профессиональной подготовке, о присуждении ученых степеней или присвоении ученого звания;

- копия трудового договора;

- документы, подтверждающие трудовую деятельность;

- аттестационные листы, справки об итогах тестирования;

- письменное обязательство работодателя о возврате подлинников документов в случае их хранения либо временного оставления с согласия работника у работодателя для выполнения установленных законодательством процедур;

- выписки из приказов или копии приказов о приеме, перемещений, прохождении обучения и.т.д.;

- документ о прохождении предварительного освидетельствования (при необходимости);

- справка о наличии либо отсутствии сведений о совершении уголовного правонарушения: убийства, умышленного причинения вреда здоровью, против здоровья населения и нравственности, половой неприкосновенности, экстремистских или террористических преступлений, торговли людьми при заключении трудового договора в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних.

Каждый документ, включаемый в личное дело работника, должен иметь специальный штамп «Документ из личного дела», проставленный в его правам углу.

Копии приказов, заявлений, касающиеся данного работника, целесообразно хранить в личном деле работника.

В Перечне типовых документов, образующихся в деятельности государственных организаций (утвержден приказом и.о. министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года №263), указаны сроки хранения личных дел сотрудников:

 

Вид документа (в том числе электронные документы, удостоверенные ЭЦП*)	Срок хранения документа	Примечание
Личные дела (заявления, автобиографии, копии и выписки из указов, постановлении, приказов, распоряжений, копии личных документов, копии договоров о пенсионном обеспечении, характеристики, резюме, листки по учету кадров, трудовые договоры, анкеты, послужные списки, аттестационные листы и другие документы); 1)политических государственных служащих	Постоянно	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
2) руководителей организаций республиканского, областного уровней, уровней города республиканского значения и столицы	Постоянно	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
3) работников, имеющих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени	Постоянно	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
4) работников, в том числе административных, государственных и гражданских служащих	75 лет	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
Личные карточки работников, в том числе временных работников	75 лет	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, резюме и другие документы)	1 год	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После изъятия личных документов
Подлинные личные документы (трудовые книжки, аттестаты, удостоверения, свидетельства, трудовые договоры и другие документы)	До востребования	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Невостребованные – не менее 50 лет (невостребованные трудовые книжки – 10 лет после достижения работником общеустановленного пенсионного возраста)

 

*ЭЦП – электронная цифровая подпись

 

Согласно положениям законодательства, у сотрудников должны быть личные карточки, которые хранятся отдельно от личных дел. Они хранятся отдельно по алфавиту и при увольнении сотрудника отправляются в отдельную папку с личными карточками уволенных работников, которая в конце года передается в архив организации и хранится там еще 75 лет. Также и личные дела уволенных работников в конце года передаются в архив организации и хранятся 75 лет, кроме личных дел руководителей, которые хранятся постоянно.

 

Правила ведения и хранения личных дел

 

Система хранения личных дел должна быть продумана таким образом, чтобы исключить доступ иных лиц. Идеально подойдет сейф или металлический шкаф, запирающийся на ключ.

Каждое досье располагается в отдельной папке или, в крайнем случае в отдельном файле. При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых нюансах:

- в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;

- лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;

- каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;

- одно дело не должно превышать по толщине 4 см;

- приложение документам  должны находиться в одной папке с документами.

Вначале подшивается вся документация, касающаяся приема на работу, а в самом конце – все, что связано с увольнением. Опись должна быть подписана составителем (обычно это тот же сотрудник, который ведет личное дело) с обязательной расшифровкой его должности и Ф.И.О. Обязательно должно стоять дата составления – она проставляется по завершении наполнения личного дела.

 

Опись

 

Опись заполняется по мере поступления документов в дело с соблюдением хронологии вносимой информации. В личное дело могут вкладываться как оригиналы, так и копии, что обязательно фиксируется в перечне.

Опись может состоять из одного или нескольких листов. Если она многостраничная, то все страницы должны быть пронумерованы, причем нумерация идет отдельно от нумерации документов личного дела. Опись можно приклеить к обратной стороне титульного листа папки дела.

Второй способ хранения регистра – в самой папке, особенно если она многостраничная. В последнем случае рассматриваемый акт всегда подшивается поверх всех документов.

 

 

 

Образец документа

 

Общество с ограниченной ответственностью  «Карусель»

 

(наименование предприятия, организации, учреждения)

 

Ф. № ________________ Оп. № ________________ Д. № ________________

 

Отдел кадров

 

ЛИЧНОЕ ДЕЛО №12 – 15

Попова Игоря Александровича

____________________________

(фамилия, имя, отчества)

 

Дата начала: 12 января 2005г.

Дата окончания: 23 декабря 2010г.

На 15 листах

Хранить 75 лет.

 

 

 

Ф. № ________________

Оп. № ________________

Д. № ________________

 

 

Заканчиваются формирование личного дела и составление описи с увольнением работника. Личное дело работнику не выдается. Последние строки описи перечеркиваются знаком «Z» во избежание внесения туда каких–либо дополнительных сведений.

 

Образец документа

 

Внутренняя опись документов личного дела №25

Искакова Резеда Джалиловна

 

№ п/п	Название и заголовок документа	Дата документа	Индекс документа	Номера листов дела	Дата включения документа в личное дело	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	Дополнение к личному листку по учету кадров			1,2	01.02.2020
2	Личный листок по учету кадров	01.02.2020		3-6	01.02.2020
3	Автобиография	01.02.2020		7	01.02.2020
4	Копия диплома о высшем образовании	29.06.2015		8	01.02.2020
5	Заявление о приеме на работу	01.02.2020	65	9	01.02.2020
6	Копия приказа о приеме на работу	01.02.2020	75-к	10	01.02.2020	Оригинал в деле ОК-10
7	Копия приказа о присвоении Iквалификационной категории	29.08.2020	15-к	11	29.08.2020	Оригинал в деле ОК – 10

 

 Итого _________________________документов «*»

                 (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи «*» ______________________

                                                                        (цифрами и прописью)

 __________________________________

      «*»Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

 

Наименование должности лица,

Составившего внутреннюю опись документов дела ________________

 

______________                            ___________________________

   (подпись)                                          (расшифровка подписи)

 

«______» __________________20___г.

 

 

Обязанностью работодателя являются обеспечение сохранности и сдача в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, и сведений об удержании и отчислении денег на их пенсионные обеспечение и обязательное социальное страхование  (пп.17 п.2 ст.23 Трудового кодекса).