Кадровый аудит в организации или на предприятии

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровый аудит в организации или на предприятии». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте или же по тедефону +7 727 977 51 21.

Содержание:

·  В каких случаях рекомендуется проводить проверку кадровых документов

·  Суть аудита кадровых процессов организации

·  Кадровый аудит и консалтинг в HR-сфере: что, где, когда и сколько

·  Как часто следует проводить аудит кадровой документации

·  2. Порядок проведения аудита кадровых документов

Он не является обязательной процедурой, однако все большее число компаний проводят такой аудит. Это связано с ужесточением проверок трудовой инспекции и изменением правил по наложению штрафных санкций на предприятие, в случае обнаружения нарушений. Сумма штрафов увеличилась, так теперь протоколы выписывают на каждого работника.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы.

 

В каких случаях рекомендуется проводить проверку кадровых документов

Специалисты изучают документацию, наблюдают за работой компании, организуют опросы, анкетирования, общаются с руководителями разных уровней. Проводят первый анализ собранной информации.

Ошибки, не исправленные своевременно, могут серьезно навредить компании. Поэтому хоть кадровый аудит организациии требует затрат, но является обязательной мерой. Особенно в период кризиса, так как укажет верное направление для выхода из сложной для фирмы ситуации.

Комиссия определяет отделы, работа с личными делами сотрудников которого будет проведена особенно тщательно, а заказчик осуществляет подбор общих документов, подтверждающих правомочность деятельности предприятия в сфере взаимодействия с сотрудниками.

На сегодняшний день аудит кадров способен предоставить руководителю объективную оценку работы сотрудников, а также подготовиться к проверке уполномоченных органов. Как показывает практика, те управленцы, которые игнорируют такой процедурой, считая это неоправданной тратой, в конечном итоге платят на порядок больше.

Аудит кадрового состава организации – это комплексный анализ одной из сфер деятельности, итоги которого учитываются при принятии управленческих решений. Важно, чтобы результаты такой оценки были достоверными и точными. Поэтому стоит проводить аудит кадровых процессов регулярно. Компания «Проверка Труда» предлагает клиентам свои услуги в этой сфере.

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Методика подразумевает моделирование ситуаций, которые будут воздействовать на человека через его эмоциональный настрой.

С какой целью она проводится в компании. Кто может ее проводить. Основные этапы аудита, что может проверяться.

Суть аудита кадровых процессов организации

Эксперты могут выбирать методы работы в зависимости от масштабов бизнеса, сферы его деятельности и целей проверки.

Кадровый аудит — это проверка отдельных документов и системы кадрового делопроизводства в целом. Что происходит во время аудита: специалисты оценивают эффективность работы кадровой службы, находят недочеты и риски, способные негативно отразиться на компании. Жалобы, судебные иски и внеплановые инспекторские визиты сейчас не редкость. Во время аудита эксперт анализирует действующую систему по управлению персоналом. Изучаются должностные инструкции работников отдела кадров, и определяется мотивация кадрового руководства. В результате проверки, аудитор выявляет кадровый потенциал предприятия и предлагает мероприятия для оптимизации технологий по управлению человеческими ресурсами.

Обязательные при определенных условиях. Во эту группу включены документы, без которых не обойтись при определенных условиях. Например, если персонал предприятия работает в сменном режиме, график сменности обязателен, а при фиксированной пятидневной рабочей неделе в нем нет потребности.

Кадровый аудит и консалтинг в HR-сфере: что, где, когда и сколько

Если вы обратитесь за помощью к сотрудникам компании «Академии Бизнеса и Коммуникации», мы гарантируем, что все в процессе проверки будут тщательно изучены все документы, касающиеся кадров на предмет их соответствия требованиям и нормам закона. Узнать, какая на кадровый аудит стоимость в Алмате вы можете у наших менеджеров, однако цена, как правило, начинается от отметки в 60000 тенге.

Аудит кадровых документов может проводиться собственными силами (внутренний аудит) либо с привлечением сторонней организации (внешний аудит).

Во время проверки, аудитор не только должен проверить имеющиеся документы на наличие ошибок, но и оценить является ли предоставленный пакет полным или требуется оформление дополнительных документов. Например, наличие локально-нормативных актов на предприятие.

Аудит кадровых документов может проводиться собственными силами (внутренний аудит) либо с привлечением сторонней организации (внешний аудит).

Постановка цели и задачи. Проверка может быть комплексной, когда проверяются все участки или тематической. На этом этапе определяется, какими силами он будет осуществляться (внутренний или сторонний), а также даты и сроки аудита.

Иногда кадровый аудит может проводиться только одним сотрудником, который может быть юристом, специалистом по набору кадров или дипломированным психологом; конечно, само по себе, возложение ответственности за целый коллектив на одного человека сказывается на качестве и скорости работы — поэтому аудит, проводимый одним человеком достаточно субъективен и имеет не такие чистые результаты.

Как часто следует проводить аудит кадровой документации

Благодаря кадровому аудиту организации можно своевременно устранить все недочеты, свести к минимуму риски штрафов за нарушение трудового законодательства и конфликты с персоналом. В итоге даже улучшится трудовая дисциплина. Ведь персонал увидит, что руководитель с ответственностью подходит к трудовым правам.

Выборочная оценка состояния дел фирмы. Проводится редко, потому что является неудобной. Такой метод не отражает всего положения дел, вследствие чего представляется сложным исправление нарушений.

Это независимая проверка кадровых соответствий бумаг, прописанных в трудовом кодексе Республики Казахстан.

Специалисты используют в своей профессиональной деятельности следующие методы:

§   Анализ документов, распоряжений, приказов и прочих нормативных документов предприятия, относящихся к личному составу. Поскольку надзорные организации в ходе своих экспертиз обращают внимание в первую очередь на оформление документов в области взаимодействия с персоналом и на наличие в них всех необходимых данных, любой аудитор начинает работу с проверки всех актов и поиска в них фактических ошибок и недочётов в оформлении.

§   Анкетирование руководящих кадров. С помощью анкетирования аудиторская комиссия сможет понять, каким образом осуществляется взаимодействие руководителей с персоналом, и выявить недочёты в подходе каждого руководителя подразделения.

§   Интервью с руководителями по вопросам руководства персоналом. Если у аудитора после ознакомления с результатами анкетирования остаются какие-либо вопросы, он может лично поговорить с начальниками всех подразделений.

§   Проектирование, групповые дискуссии. Группы аудиторов зачастую собирают руководителей подразделений и проводят с ними дискуссии по вопросам управления персоналом, в результате которых у руководящего состава улучшается понимание того, как нужно действовать с работниками для повышения эффективности деятельности и приведения ее в полное соответствие с законодательством.

§   Экстраполяция. При проведении аудитов проверяющие комиссии зачастую переносят ситуацию, сложившуюся в данный момент на предприятии, в будущее и определяют последствия использования такой политики в области взаимодействия с кадрами. В зависимости от того, будут ли последствия позитивными или негативными, выносится решение о правильности политики или её несоответствии компании, желающей развиваться и выстраивать хорошие отношения с сотрудниками.

Кадровый аудит является комплексным анализом кадровых документов организации и проверка их на соответствие нормативным актам компании и Трудовому законодательству РК.

2. Порядок проведения аудита кадровых документов

Аудит кадрового делопроизводства предприятия является эффективным инструментом, призванным решить множество внутренних проблем и задач компании.

Кадровый аудит на примере организации (ООО) разберем в статье далее — это поможет провести процедуру правильно. Для наглядности приложим в тексте статьи ссылку для скачивания образца положения о проведении аудита, в котором отражен план процедуры, а также расскажем, что представляет собой кадровый аудит, кто и каким образом его проводит.

Проведение кадрового аудита можно поручить сторонним специалистам. Сотрудники специализированной компании возьмут на себя организацию процедуры от первого до последнего этапа, составят по ее результатам подробный отчет о найденных ошибках и нарушениях, разработают рекомендации по их устранению.

Должностные инструкции, хоть и не относятся к числу безусловно обязательных документов, часто запрашиваются при проверке инспекторами ГИТ и имеют важное значение в кадровой работе.

Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции.

Кроме этого, кадровый аудит может быть полным и выборочным. Полный аудит — это проверка кадровой документации в полном объеме, результатом которой являются детальные рекомендации по устранению нарушений. Выборочная проверка кадровых документов дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска и типичные ошибки.

В этом распорядительном документе следует сформировать состав комиссии (как правило, это работники, имеющие соответствующую квалификацию: кадровые работники, юрисконсульты, архивариусы, секретари и т.д.) и определить сроки проведения (приложение 1).

Кадровый аудит включает в себя проверку наличия всех полагающихся документов, а также приведение их в соответствие с требованиями законодательства.

В ходе проверок налоговые инспекции, сотрудники органов по охране труда и прочие проверяющие находят в организациях массу нарушений, устранение которых зачастую обходится очень дорого.

Часто кадровый аудит бывает очень востребованным в компаниях, чья прибыль оказалась чрезмерно низкой и уверенно ведет компанию к банкротству.

Целью кадрового аудита является выявление потенциальных рисков возникновения конфликтных ситуаций, например, трудовых споров или претензий со стороны инспекции по труду. Аудит может входить в комплекс мероприятий по кадровому консалтингу, а может проводиться независимо от него.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних специалистов, обычно из консалтинговых фирм. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях и дадут рекомендации по их устранению и предотвращению в будущем.

Изучая эту сферу функционирования бизнеса, аудиторы оценивают:

1.      Степень эффективности кадровой политики компании.

2.      Соответствие документации законодательству.

3.      Оперативность организации работы с персоналом и управления ею.

4.      Наличие незадействованных резервов для повышения эффективности.

5.      Риски, отрицательные факторы и допущенные ошибки, из-за которых снижается рентабельность.

6.      Пути решения имеющихся проблем.

Приведение кадровой документации в соответствие нормативным актам и законам РК, устранение нарушений и ошибок, обнаруженных при проверке и разработка дальней шей кадровой политики предприятия.

Экспертизы процессов взаимодействия с персоналом проводятся только в компаниях, имеющих наёмных сотрудников: если руководитель является по совместительству и единственным рабочим фирмы, проверка не осуществляется.

Аудит ставит следующие цели: проанализировать уровень персонала в соответствии с требованиями к работе сотрудников, установленными учреждениями, где сейчас работают специалисты по кадровому аудиту.

После проведения аудита кадровых документов не составляется план мероприятий по исправлению нарушений и ошибок. Как следствие, они не исправляются, а повторяются вновь и вновь.